mail merge là gì? nhìn chung, mail merge là tính năng hỗ trợ người dùng tiết kiệm thời gian gửi thư. cách sử dụng phần mềm này như thế nào, bạn hãy theo dõi bài viết để có được câu trả lời.
1. mail merge là gì?
mail merge là gì? Để hiểu chính xác hơn về khái niệm này, bạn hãy theo dõi khái niệm và ví dụ dưới đây.
Bạn đang xem: Mail merge là gì
1.1 khái niệm mail merge
mail merge là gì? merge mail hay còn được biết đến với tên gọi trộn thư. Đây là tính năng phổ biến trong word, cho phép soạn thư hàng loạt. với chức năng này, bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi có thể soạn đồng thời nhiều thư để gửi cho các đối ngha tưp
1.2 ví dụ về mail merge
trên thực tế, ai trong chúng ta cũng đã từng gặp trường hợp cần sử đến mail merge. nhưng vì không rõ phương pháp nên nhiều người lựa chọn phương pháp thủ công.
ví dụ, bạn là nhân sự được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả nhân viên công ty. cùng một form thư, bạn sẽ điền nhiều lần cho đến khi hoàn thành. mail combination nhưng với, mọi việc được tối ưu hơn rất nhiều nhờ thao tác tự động điền thư. Cụ THể, BạN chỉn cần tạo một bức thư duy nhất và thêm danh Sách người nhận đi kèm, điền tên từng người gửi trong danh sonch vào thượ ược thực hiện tệi ưu bởi bởi mail mail.
2. cấu trúc của mail merge
cấu trúc của một mail merge gồm hai phần quan trọng là nguồn dữ liệu và nội dung cơ bản.
2.1 nguồn dữ liệu
nguồn dữ liệu không có cấu trúc cố định mà tùy biến theo nội dung cơ bản của mail merge. mục đích của việc làm này là thể hiển được đúng vị trí và sắp xếp các nội dung giữa các thư sau khi tạo ra hàng loạt mergec kừng troừmail mergec k. nguồn dữ liệu thường được trình bày tuần tự trong các danh sách dữ liệu cố định với các thông tin, chi tiết tùy biến quan trọng:
- họ tên
- Địa chỉ người nhận trong mail merge
- tên chính xác của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp,…
- họ tên, địa chỉ người gửi thư.
- họ tên, địa chỉ người nhận thư.
- nội dung chinh của mail.
- lựa chọn lần lượt từng chỉ mục mailing/ start mail merge/ step-by-step mail merge wizard.
- chọn use current document và tiếp tục click next select recipients.
- vào ô chứa dữ liệu trong file excel và mở theo hướng dẫn.
- hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiện mail merge recipients. nhấn ok để chuẩn bị chèn dữ liệu.
- Điền đầy đủ thông tin và đợi kết quả mail merge sau các thao tác.
- chú ý chọn preview your lyrics để hoàn thiện và lưu kết quả cuối cùng.
- email >> start mail merge, tại chọn kiểu trộn thư – thư (letters), email (email messages), tem thư (labels…), bì thư (envelopes…) hoặc tài liệu (normal word document) .
- tong thẻ emails, say chuyển tới select recipients, rồi chọn use existing list…
- trong hộp thoại ghi chữ select data source, tìm trang tính excel và nhấp vào chữ open. nếu word yêu cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn và nhấp vào ok.
- tại mục mail merge recipients, nhấn thêm hoặc bớt tên người trong danh sách.
- xác định vị trí điền địa chỉ cụ thể của address block và dòng chào hỏi greeting line. hãy di chuyển tới phần write & insert fields between emails. tùy theo vị trí cụ thể mà bạn cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. chọn tùy chọn quan trọng mà bạn muốn, xác nhận kết quả dưới các phần và nhấn vào chữ ok.
- chèn mail từ danh sách tùy chọn.
- kiểm tra kết quả tại preview results.
- hoàn tất trộn thư từ excel sang word, chọn mục finish & combine.
2.2 nội manure cơ bản
nội dung cơ bản trong mail merge có nhiều điểm tương đồng so với email thông thường với các phần như:
3. hướng dẫn cách sử dụng mail merge để trộn thư
Để trộn thư mail merge nhanh, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một số cách dưới đây:
3.1 sử dụng correspondence trong word
sử dụng mail merge strong word bắt đầu bằng việc mở file word có sẵn. sau khi mở, bạn thực hiện tuần tự theo các bước như sau:
Tham khảo: Adobe acrobat reader là gì? Có nên sử dụng trong công việc?
3.2 sử dụng mail merge trong excel
các bước sử dụng mail merge trong excel không phức tạp như trong word. tuy nhiên, thao tác ở phần mềm này, bạn buộc phải thành thạo phần hàm text. tại trang tính, bạn sử dụng hàm text để điều chỉnh các công cụ của excel. chú ý đến các thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,… khi điều chỉnh hàm text. thao tác không qua khó nhưng lại đòi hỏi hiểu biết cơ bản về code định dạng văn bản. nếu chưa hiểu phần này, bạn có thể tham khảo personalized number vì chúng có tính chất tương tự.
Xong Các Thông tin ịnh dạng văn bản, bạn nên ưa tất cả ịnh dạng cáô tính chứa công thức Theo một ịnh dạng khác nhau ể Choc hệng nhận ịnh đ việc làm này nhằm mục đích đảm bảo khi thao tác mail merge dữ liệu không bị biến đổi.
3.3 cách trộn thư từ excel sang word
trộn thư từ excel sang word ở các phiên bản có sự tương đồng. một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vậy, Chung tôi sẽ minh họa bằng một Trong những phiên bản gần đy nhất và ược nhiều người sửng dụng nhất là Word 2010. Chú ýn sẵn sẵn thư thao tac lần lượt lượt thát thá t
Xem thêm: Tuổi Đinh Sửu 1997 Hợp Với Màu Gì Năm 2022?
4. tìm hiểu một số phím tắt trên mail merge
các phím tắt trong mail merge được tổng hợp trong bảng dưới đây, bạn có thể tham khảo:
bài viết cung cấp thông tin giúp bạn trả lời câu hỏi: “mail merge là gì?” để có thể sử dụng tính năng này đơn giản và tiết kiệm thời gian. các bước hướng dẫn chi tiết, bạn có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tính năng thú vị này. Đừng quên chia sẻ bài viết để bạn bè cùng tham khảo thông tin bổ ích này.
Tham khảo: Acc clone là gì? Làm sao phân biệt acc clone và acc thật trên Facebook
